Ngày nay, việc họp thông qua trực tuyến đã không còn quá xa lạ đối với chúng ta. Nhờ có sự phát triển mạnh mẽ của mạng internet và các thiết bị công nghệ, chúng ta có thể dễ dàng ngồi họp cùng nhau mà không cần lo lắng về khoảng cách địa lý.
Nhưng bạn có biết hiện nay đang tồn tại các giải pháp Hội nghị trực tuyến nào? Cách sử dụng các giải pháp đó cũng như ưu và nhược điểm của nó ra sao? Thông tin dưới đây sẽ giúp bạn rõ hơn về các hình thức hội nghị trực tuyến. Đồng thời, từ đó đưa ra quyết định nên sử dụng giải pháp nào cho phù hợp.
Hội nghị trực tuyến là gì? Lợi ích của các giải pháp hội nghị trực tuyến
Trước tiên, chúng ta cần hiểu rằng hội nghị trực tuyến và họp trực tuyến là một. Để tiến hành hình thức này, người ta sẽ sử dụng phần mềm hoặc các web nội bộ, điện thoại. Với sự trợ giúp của mạng internet/PSLN, chúng ta có thể tổ chức các cuộc họp, thậm chí là đào tạo, chuẩn đoán bệnh, tư vấn,…
Việc sử dụng các giải pháp Hội nghị trực tuyến có tác dụng giúp giảm được tối đa các chi phí so với việc tổ chức họp thông thường. Bên cạnh đó, hình thức này giúp chúng ta có thể tham gia hội nghị ở mọi nơi. Điều này sẽ giúp xóa bỏ về khoảng cách địa lý giữa người tham gia họp.
Một trong các lợi ích nữa của việc họp trực tuyến đó là thời gian sẽ được rút ngắn, hạn chế được việc xảy ra sự cố khi di chuyển để cuộc họp mặt đối mặt. Đặc biệt, các công ty thường dùng hình thức này trong trường họp khẩn cấp mà chưa thể trao đổi trực tiếp với các thành viên khác. Dùng hình thức hội nghị trực tuyến sẽ đem đến sự nhanh chóng cho việc cập nhật thông tin.
Chúng ta có thể ứng dụng hình thức này cho nhiều lĩnh vực khác nhau như y tế, giáo dục, kinh doanh,…
Giải pháp họp trực tuyến qua các phần mềm hoặc trang web
Một trong các giải pháp Hội nghị trực tuyến đơn giản nhất chính là
Sử dụng gọi video call ở trên nền tảng các phần mềm hay trang web có tính năng chat hiện nay. Có các phần mềm hỗ trợ miễn phí phổ biến như: Hangout, Skype,…
Ưu điểm của việc sử dụng giải pháp họp trực tuyến này là :
Chi phí khá thấp, thậm chí là miễn phí. Bạn có thể sử dụng cách này trong các cuộc họp ít người, trao đổi đơn giản hoặc không chứa quá nhiều nội dung quan trọng.
Tuy nhiên, giải pháp này lại đem đến nhiều bất lợi. Một số phần mềm chat hiện nay có chức năng khá hạn chế, ngay cả khi bạn đã trả phí để có thể dùng hết các chức năng. Do đó, bạn không thể dùng biện pháp này cho các cuộc họp quan trọng.
Bạn sẽ không thể lưu trữ được nội dung của cuộc họp hay trình chiếu các dữ liệu,… Bên cạnh đó, vì đây là phần mềm chung, có nhiều người sử dụng, đường truyền mạng có thể bị ngắt quãng do quá tải.
Họp hội nghị trực tuyến thông qua thiết bị của hội nghị truyền hình
Giải pháp này sẽ sử dụng một hệ thống tương đối phức tạp. Là sự kết hợp giữa các thiết bị phần cứng cùng phần mềm để truyền tải được hình ảnh, âm thanh đến một hệ thống khác nhờ vào mạng Internet, WAN, LAN.
Ưu điểm của giải pháp này chính là có thể họp cùng lúc nhiều người tại nhiều địa điểm với các chức năng khác nhau. Sử dụng giải pháp này, bạn có thể trải nghiệm được hình ảnh và âm thanh chân thật. Đồng thời, khi muốn chia sẻ dữ liệu hay trình chiếu những tài liệu quan trọng, đây sẽ là giải pháp tối ưu.
Bên cạnh đó, giải pháp này cũng có xuất hiện một số nhược điểm. Vì phải đầu tư nhiều vào hệ thống vào các điểm cầu (hay điểm kết nối), nên đây được coi là giải pháp tốn kém nhất. Bạn sẽ phải chi trả cho việc vận hành và lắp đặt các thiết bị.
Nếu muốn tổ chức họp trực tuyến ở điểm nào, đơn vị tổ chức cần phải lắp đặt hệ thống ở điểm đó. Hệ thống này cũng rất chuyên nghiệp nên có cách sử dụng phức tạp hơn. Do đó, cần tốn thêm ít thời gian để hướng dẫn người dùng sử dụng thiết bị.
Hình thức họp trực tuyến thông qua điện thoại
Đây là một trong các giải pháp Hội nghị trực tuyến tương đối đặc biệt. Được coi như một dạng giải pháp dành cho các hội nghị âm thanh (tức là chỉ cần trao đổi qua lời nói), giải pháp này sẽ sử dụng điện thoại chuyên dụng làm nền tảng.
Điểm độc đáo của điện thoại này đó là có micro với độ nhạy tương đối cao, có loa ngoài có thể phát ra trực tiếp cho nhiều người nghe với bán kính nói chuyện lên đến trên 5m. Nhờ đó, sử dụng giải pháp này sẽ giúp kết nối nhiều điểm gọi một lúc.
Ưu điểm của cách họp này là có chi phí khá rẻ. Tuy nhiên, điều bất cập nhất chính là việc họp trực tuyến thông qua điện thoại chỉ có thể trao đổi các nội dung bằng âm thanh mà không thể xem mặt đối phương. Do đó, bạn khó có thể nắm rõ được biểu hiện của những người tham gia họp.
Giải pháp dùng các dịch vụ hội nghị
Bên cạnh các giải pháp Hội nghị trực tuyến kể trên, hiện nay cũng đã xuất hiện nhiều công ty cung cấp các dịch vụ chuyên dùng cho họp hội nghị.
Với các phần mềm có nhiều chức năng cao hơn, bạn có thể tổ chức được cuộc họp dễ dàng với chi phí khá rẻ. Mặc dù vậy, đây là hình thức sử dụng có quy mô nhỏ. Vì phải thông qua một dịch vụ khác, bạn sẽ khó có thể chủ động trong cuộc họp. Đây cũng không phải thuộc tài sản của chính công ty.
Dựa vào các ưu và nhược điểm trên, người dùng có thể tự chọn cho mình một giải pháp phù hợp nhất. Nếu công ty tương đối nhỏ, lĩnh vực kinh doanh không cần đến việc họp hội nghị, bạn có thể sử dụng thiết bị điện thoại chuyên dùng cho hội nghị kết hợp với các phần mềm miễn phí nhằm tăng hiệu quả và giảm thiểu chi phí.
Trường hợp là công ty vừa và lớn với các cuộc họp gấp và thường xuyên, hãy đầu tư vào hệ thống thiết bị họp truyền hình. Điều này vừa tăng tính chuyên nghiệp, lại giúp giảm được chi phí và thời gian sau này.
Xem thêm: Các lỗi không xem được camera qua điện thoại và cách xử lý.
CÔNG TY TNHH MTV TRẦN MINH KHANG (TMK)
Địa chỉ: Số 1, đường Phú Lợi, TP. Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương.
Điện thoại: 0979.438.438.
Email: info@tmk.vn.
Website: http://tmk.vn.
