Tin tức

Những điều cần biết khi lắp tổng đài điện thoại cho văn phòng

Thứ tư - 21/08/2019 22:05
Mục đích bạn cần lắp tổng đài điện thoại cho văn phòng là gì ? Hệ thống cần những tính năng gì và nên lắp loại nào thì tốt ? Hãy cùng tìm hiểu ngay qua bài viết.
Hệ thống tổng đài điện thoại cho các văn phòng đóng vai trò khá quan trọng. Hệ thống tổng đài góp phần không nhỏ khẳng định bộ mặt thương hiệu của doanh nghiệp bạn. Hình ảnh làm việc chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tốt trong mắt khách hàng, đối tác. Mục đích bạn cần lắp tổng đài điện thoại cho văn phòng là gì ? Hệ thống cần những tính năng gì và nên lắp loại nào thì tốt ? Hãy cùng tìm hiểu tất tần tật qua bài viết chia sẻ dưới đây nhé! 
 
tong dai dien thoai van phong 2
Hệ thống tổng đài điện thoại cho văn phòng

Lắp tổng đài điện thoại cho văn phòng để làm gì?

Tại sao hiện nay hầu hết văn phòng đều có hệ thống tổng đài điện thoại? Lắp tổng đài điện thoại cho văn phòng để làm gì? Mục đích bạn cần lắp đặt là gì ? Cùng theo dõi bài viết để có câu trả lời nhé!

Giúp tăng hiệu quả trong hoạt động liên lạc

Việc liên lạc giữa các phòng, ban trong doanh nghiệp, công ty hay từ bên trong công ty ra ngoài khách hàng và đối tác để thực hiện hoạt động của doanh nghiệp là nhu cầu tất yếu của công ty. Tổng đài điện thoại cho văn phòng là thiết bị thông minh cần có giúp doanh nghiệp có được một mạng lưới liên lạc thông suốt và thuận tiện.

Giúp quản lý thông tin liên lạc

Tổng đài điện thoại cho văn phòng còn là một hệ thống giúp quản lý thông tin liên lạc và các cuộc gọi. Thông qua hệ thống, công ty có thể cho phép hoặc không cho phép máy thực hiện một cuộc gọi nào đó,…

Xem thêm: Lắp đặt tổng đài điện thoại Panasonic cho doanh nghiệp [2019]

Tổng đài điện thoại cho văn phòng cần những tính năng gì?

Một số tính năng cần thiết mà một hệ thống tổng đài điện thoại cho văn phòng cần đáp ứng có thể kể đến là:

- Khả năng hiển thị số gọi đến là số nội bộ hay từ bên ngoài.
- Khả năng ACD. Đây là chức năng giúp phân các cuộc gọi ra cho nhiều máy lẻ trong hệ thống chung. Chức năng này giúp phân bố đều các cuộc gọi, tránh trường hợp một máy phải nhận quá nhiều cuộc gọi.
- Chức năng thống kê cuộc gọi. Chức năng này cho phép người dùng thống kê nhật ký cuộc gọi bao gồm cuộc gọi đi, đến hay nhỡ. Do đó giúp việc quản lý cuộc gọi dễ dàng hơn rất nhiều.
- Chức năng thiết lập đường dây nóng. Đây là chức năng hỗ trợ giúp các doanh nghiệp đối tác và khách hàng có thể gọi đến để thông báo các sự cố, giải quyết thắc mắc, khiếu nại,…

Bên cạnh những chức năng phải có như trên, tổng đài điện thoại cho văn phòng cũng có thể có thêm những chức năng nâng cao hơn. Thông thường, những văn phòng quy mô lớn có số lượng nhân viên đông và phải nhận số lượng cuộc gọi lớn mỗi ngày thì cần lắp tổng đài điện thoại cho văn phòng với nhiều chức năng nâng cao đến từ các dòng cao cấp.
tong dai dien thoai van phong
Hệ thống tổng đài điện thoại là rất cần thiết

Lắp tổng đài điện thoại cho văn phòng loại nào tốt?

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại tổng đài điện thoại đến từ nhiều thương hiệu khác nhau với mức giá khác nhau. Hệ thống này đến từ thương hiệu uy tín thì thường có nhiều tính năng nổi bật, bền tốt, giá cả tương đối cao. Còn hệ thống thông thường thì cũng hoạt động tốt, tuy nhiên sẽ có nhiều hạn chế về tính năng so với các dòng cao cấp.

Tùy vào nhu cầu, quy mô văn phòng công ty, mức tài chính có thể chi trả,… mà có thể chọn lựa những loại khác nhau. Do đó khó có thể xác định loại nào là tốt hay không tốt được vì còn tùy thuộc vào những nhu cầu cụ thể.

Tuy nhiên, có thể thấy trên thị trường phổ biến nhất là một số dòng tổng đài điện thoại đến từ các thương hiệu tên tuổi như tổng đài Panasonic, tổng đài LG, tổng đài Siemens,...
 
tong dai dien thoai van phong 3
Tổng đài điện thoại cho văn phòng làm việc

Tham khảo thêm: Tổng đài điện thoại nội bộ là gì ? Bạn biết gì về hệ thống này ?

Lắp tổng đài điện thoại cho văn phòng như thế nào là hợp lý?

Để xác định đâu là tổng đài điện thoại cho văn phòng phù hợp, chúng ta thường cân nhắc đến quy mô của văn phòng. Vì hiện nay thường có hai loại tổng đài điện thoại là Analog và VoIP phù hợp với hai loại quy mô văn phòng.

Lắp tổng đài điện thoại cho loại văn phòng vừa và nhỏ thì như thế nào?

Văn phòng quy mô vừa và nhỏ phù hợp với hệ thống tổng đài điện thoại analog. Đây là hệ thống với những tính năng cơ bản, hoạt động hiệu quả với chi phí mua thiết bị tương đối phải chăng.

Lắp tổng đài điện thoại cho văn phòng lớn thì như thế nào?

Đối với văn phòng quy mô lớn, hệ thống tổng đài điện thoại phù hợp là dòng VoIP hoạt động trên nền tảng IP. Hệ thống này có nhiều tính năng nâng cao nổi bật hơn dòng analog.

Đó là khả năng kết nối nhanh, mạnh, linh hoạt, có thể sử dụng tính năng Video Call giúp liên lạc nội bộ dễ dàng, trực quan và giúp trao đổi thông tin với những đối tác được cụ thể, rõ ràng và hiệu quả hơn.

Hy vọng những thông tin chia sẻ trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về hệ thống tổng đài điện thoại cho văn phòng. Lắp đặt hệ thống tổng đài cho văn phòng là giải pháp hiện đại, chuyên nghiệp và tiện lợi.

Nếu có nhu cầu, vui lòng liên hệ ngay với TMK. Đây là đơn vị uy tín chuyên lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại cho nhiều công trình lớn nhỏ. Cơ hội trải nghiệm dịch vụ chất lượng tại TMK dành cho bạn. Chúng tôi sẽ hỗ trợ tư vấn, mang đến giải pháp tối ưu phù hợp nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp bạn. 

Tổng số điểm của bài viết là: 5 trong 1 đánh giá

Xếp hạng: 5 - 1 phiếu bầu
Click để đánh giá bài viết
Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây