Tổng đài điện thoại nội bộ là gì? Bạn biết gì về hệ thống này ?

Tổng đài điện thoại nội bộ là hệ thống được sử dụng khá nhiều tại các văn phòng, công ty vừa và nhỏ. Với hệ thống điện thoại nội bộ, việc liên lạc giữa các phòng bạn sẽ thuận tiện hơn và còn nhiều lợi ích hơn thế nữa.

Tuy nhiên, vẫn còn nhiều doanh nghiệp chưa hiểu rõ và vẫn còn băn khoăn. Vậy cụ thể tổng đài điện thoại nội bộ là gì ? Lợi ích của doanh nghiệp khi lắp đặt là gì ? Hãy cùng tìm hiểu ngay qua bài viết chia sẻ dưới đây. 
 

Tổng đài điện thoại nội bộ là gì? Đây chính là một hệ thống chuyển mạch, có nhiệm vụ giúp cho các thiết bị đầu cuối thực hiện được cuộc gọi liên lạc với nhau và gọi ra ngoài trên một số đường thuê bao của các nhà cung cấp.

Có thể hiểu đơn giản về tổng đài điện thoại nội bộ là một mạng điện thoại riêng được sử dụng trong phạm vi một đơn vị. Với tổng đài này, bạn có thể kết nối gọi điện miễn phí với nhau trong hệ thống, giúp các công ty tiết kiệm chi phí.

Sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ mang đến vô vàn lợi ích thiết thực cho các công ty/doanh nghiệp. Và dưới đây là một trong những lợi ích nổi bật của hệ thống mà bạn không thể bỏ qua.

Lợi ích đầu tiên phải kể đến khi bạn lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ, đó là giúp quá trình thông tin liên lạc giữa các nhân viên tốt hơn. 

Với hệ thống này, các thông tin sẽ được truyền tải trực tiếp và ngay tức thì từ phòng ban này đến phòng ban khác trong công ty, điều mà các phần mềm nhắn tin hay chat nhóm không thể làm được. Nhờ vậy mà hiệu quả công việc được nâng cao đáng kể.
 

Thử nghĩ mà xem, nếu nhân viên của bạn giao tiếp với khách hàng bằng điện thoại cước phí thông thường thì mỗi tháng công ty bạn sẽ mất một khoản tiền không nhỏ để trả cho bên viễn thông. Nhưng với tổng đài điện thoại nội bộ, bạn có thể đàm thoại với nhiều người mà không mất bất kỳ một khoản phí nào. 

Đặc biệt, nhờ khả năng chặn các cuộc gọi không mong muốn ra bên ngoài mà các đơn vị cũng có thể giảm thiểu tối đa chi phí phát sinh.

Một điểm cộng nữa mà bạn có thể nhận được khi sở hữu hệ thống hữu  ích này, đó là có thể tích hợp được VoIP, để liên kết giữa các trụ sở của các công ty con với nhau. Quá tuyệt vời đúng không ạ!

Thay vì mỗi lần khách hàng gọi đến công ty, bạn phải mất thời gian và công sức để gọi cho phòng hành chính, giao dịch hay kế toán thì giờ đây với việc lắp đặt tổng đài điện thoại mọi vấn đề trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Bạn không những rút ngắn được thời gian khách gặp các phòng ban mà quan trọng hơn cả là thể hiện được tính chuyên nghiệp của đơn vị.

Lúc này, lễ tân khi nhận được cuộc gọi từ khách sẽ nhẹ nhàng đáp lại: “Xin anh/chị vui lòng chờ trong giây lát” rồi bấm số điện thoại máy lẻ để người gọi khắp đúng đối tượng.

Trong lúc khách hàng chờ đợi, họ sẽ chẳng thấy khó chịu vì đã có tiếng nhạc nền êm ái.

Bên cạnh đó, cũng có rất nhiều đơn vị sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ với tính năng tự đồng chào hỏi khách hàng, giúp tiết kiệm chi phí khi phải thuê nhân viên trực điện thoại.

Việc lộ lọt thông tin mật hay ăn cắp thông tin tài chính, nhạy cảm xuất phát từ việc giao tiếp trên điện thoại của các công ty/doanh nghiệp hiện nay đang xảy ra ngày một nhiều.

Chính vì thế, bảo mật nội dung từ các cuộc gọi nội bộ là điều mà người đứng đầu các tổ chức này phải thực sự lưu tâm.

Với tổng đài điện thoại nội bộ, bạn sẽ giải quyết được vấn đề một cách đơn giản. Do có rất ít sự can thiệp từ bên ngoài mà khi các thông tin, nội dung được đề cập trong cuộc nói chuyện qua điện thoại sẽ được bảo vệ một cách tối ưu.

Thông qua tính năng Account mà bạn có thể quản lý lịch sử cuộc gọi cá nhân một cách đầy đủ nhất. Nếu tích hợp thêm phần mềm tính cước và card ghi âm, người quản lý sẽ biết được chính xác thông tin chi tiết các cuộc gọi như: Thời gian gọi, thời lượng gọi, số máy gọi đến, số máy gọi ra.

Để từ đó theo dõi, phát hiện, giải quyết kịp thời những vấn đề xảy đến với nhân viên và khách hàng.

Với những lợi ích trên đây, việc lắp tổng đài điện thoại nội bộ chính là giải pháp hiệu quả cho doanh nghiệp bạn. Nếu vẫn còn đang băn khoăn và cần được tư vấn thêm, đừng ngại liên hệ với TMK nhé! Đây là đơn vị uy tín được nhiều khách hàng tin tưởng đồng hành, lắp đặt hệ thống tổng đài chuyên nghiệp.

Bạn chỉ cần liên hệ, đội ngũ chuyên viên sẽ hỗ trợ tư vấn giúp bạn có được giải pháp hiệu quả tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo nhu cầu. 

Xem thêm: Những điều cần biết khi lắp tổng đài điện thoại cho văn phòng.