Trước tình hình dịch bệnh như hiện nay, nhu cầu setup phòng họp trực tuyến ngày càng nhiều. Thông qua hình thức này, chúng ta không cần phải gặp mặt trực tiếp mà vẫn có thể hướng dẫn hoặc bàn giao công việc cho nhân viên. Và làm thế nào để cuộc họp online này đem lại hiệu quả cao nhất thì mời bạn cùng xem tiếp bài viết nhé!
Các thiết bị họp trực tuyến chuyên dùng
Đối với phòng học nhỏ từ 1-10 người tham dự: cần chuẩn bị webcam sở hữu hình ảnh full HD. Và màn hình hiển thị như laptop/PC hoặc màn hình TV, màn chiếu kết hợp mini PC
Đối với phòng vừa từ 10-20 người tham dự: nên sử dụng camera ngoại vi để có thể đáp ứng tốt việc hiển thị nội dung và thu phát âm thanh trong cuộc họp. Về mặt âm thanh thì nên sử dụng hệ thống microphone, loa chuyên dụng đi kèm với thiết bị hoặc hệ thống âm thanh riêng. Màn hình hiển thị: kết hợp laptop/mini PC với TV, màn chiếu.
Đối với phòng lớn trên 20 người tham dự: chuẩn bị camera ngoại vi đáp ứng đủ yêu cầu về thu phóng hình ảnh, ghi hình và phát sóng trực tuyến siêu mượt mà với chất lượng hình ảnh ổn định và sắc nét từng chi tiết cũng như tích hợp điều khiển từ xa. Hệ thống loa và âm thanh chuyên dụng: sử dựng hệ thống âm thanh riêng cao cấp như micro cổ ngỗng, micro cầm tay, loa, amply, Mini PC, Màn hình hiển thị (tivi, màn chiếu, màn hình ghép).
Hướng dẫn setup họp trực tuyến
Bước 1: Xác định số điểm kết nối
Hiện tại, có hai mô hình chính là trang web trên trang web (kết nối 2 điểm) và MultiSite (kết nối từ 2 điểm trở lên). Tùy thuộc vào nhu cầu của công ty để chọn mô hình thích hợp.
Bước 2: Xác định chi phí cài đặt
Chi phí Phòng họp trực tuyến phụ thuộc vào số điểm được kết nối, quyết định chọn thiết bị phù hợp và thương hiệu thiết bị đầu tư.
Bước 3: Xác định nhu cầu sử dụng
-
Cá nhân: Sử dụng ứng dụng được cài đặt trên điện thoại, máy tính để tham gia cuộc họp.
-
Nhóm dưới 10 người: Đầu tư vào thiết bị phần cứng chuyên dụng
-
Nhóm hơn 10 người: Đầu tư vào thiết bị chuyên dụng để thiết lập phòng họp trực tuyến, camera độ phân giải cao, có thể biến đóng cửa toàn cảnh hoặc thu phóng. Ngoài ra, các tổ chức phải gắn một số camera vào các góc độ và vị trí khác nhau. Phòng họp
-
Phòng họp: Kiểm tra tất cả các tiêu chí: ánh sáng, rượu, loại trần, tường, bàn và ghế được tổ chức cho một hợp lý.
Bước 4: Chọn thiết bị
Sau khi đưa ra một gói chi tiết, bạn có thể chọn các thiết bị phòng họp trực tuyến cho ngân sách và quy mô.
Bước 5: Kiểm tra
Sau khi chọn và cài đặt, bạn phải kiểm tra thiết bị để tránh rủi ro sau này. Cụ thể, bạn cần đánh giá mức độ tối ưu của công nghệ và không gian để tìm ra giải pháp sửa đổi cho phù hợp.
Những lưu ý khi setup phòng họp trực tuyến
Về yếu tố nội thất
Nội thất trong phòng họp nên được thiết kế đơn giản, đầy đủ các trang thiết bị cơ bản như bàn ghế phục vụ cho các cuộc họp. Lưu ý, nên chọn bàn phòng họp hình bầu dục hoặc hình bán nguyệt để dễ dàng xoay camera quan sát mọi người trong phòng họp. Ghế nên là loại ghế hội trường, không có lưng cao che khuất tầm nhìn.
Các phòng họp trực tuyến nên được bố trí theo hình vòng cung hoặc hình chữ U để có thể tập trung vào màn hình lớn, đảm bảo truyền tải hình ảnh tốt nhất.
Hạn chế trang trí
Phòng họp nên đơn giản để không gây khó khăn trong quá trình đăng ký. Đặc biệt, không nên đặt ảnh có khung kính trong phòng họp. Bởi nó sẽ gây phản chiếu và ảnh hưởng đến chất lượng ảnh. Ngoài ra, bạn cũng nên hạn chế trồng cây cảnh, chậu hoa để người tham dự không bị phân tâm.
Lựa chọn tông màu phù hợp
Bạn nên tránh chọn những màu quá sáng sẽ gây khó hiểu và phản chiếu ánh sáng khi trình bày. Ngoài ra, bạn không nên chọn màu trắng cho phòng họp vì chúng ảnh hưởng không tốt đến kết quả hiển thị video. Tránh dán giấy dán tường có nhiều hoa văn bắt mắt gây mất tập trung, hoa mắt hay chóng mặt. Bạn nên chọn những tông màu nhẹ nhàng, trung tính như: xám, nâu, xám nhạt, màu be để đảm bảo hiển thị tốt nhất cũng như tạo sự tập trung cho những người tham gia cuộc họp.
Mức độ chiếu sáng phòng họp
Để đảm bảo hiển thị tốt nhất, ánh sáng trong phòng họp nên là 500 LUX. Các đèn khác nên từ 50 - 80 LUX. Lưu ý, cần tránh để ánh sáng chiếu trực tiếp vào máy ảnh làm chói mắt, ảnh hưởng đến chất lượng hình ảnh trong cuộc họp.
Cách âm phòng họp
Nên sử dụng thiết bị cách âm chất lượng để tránh âm thanh truyền đi kèm theo tiếng ồn xung quanh làm phiền người nghe. Hơn nữa, việc cách âm sẽ giúp thông tin truyền tải đến người nghe đủ và rõ hơn.
Cách sử dụng thiết bị đường truyền
Bạn nên nhờ đến sự hỗ trợ của đơn vị kỹ thuật chuyên nghiệp để nâng cao chất lượng của máy quay phim, thiết bị âm thanh, đường truyền, máy chiếu.
Địa chỉ lắp đặt phòng họp trực tuyến nhanh chóng, tiết kiệm cho bạn
Một trong số các địa chỉ đáng tin cậy để hỗ trợ lắp đặt và setup phòng họp trực tuyến phải nói đến Trần Minh Khang - TMK. Đây là công ty chuyên thi công hệ thống điện nhẹ có nhiều năm kinh nghiệm. Chính vì thế, họ sẽ đưa ra các giải pháp, các trang thiết bị phù hợp với nhu cầu, tài chính của bạn. Cùng với chế độ bảo hành dài hạn, cách phục vụ chu đáo sẽ giúp bạn yên tâm hơn khi thiết lập các cuộc họp online.
Hy vọng với các chia sẻ về setup phòng họp trực tuyến của bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình thiết lập thế nào. Và hãy liên hệ với TMK nếu cần thêm sự tư vấn về mặt kỹ thuật.
Xem thêm: Hệ thống âm thanh thông báo sân bay.
CÔNG TY TNHH MTV TRẦN MINH KHANG (TMK)
Địa chỉ: Số 1, đường Phú Lợi, TP. Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương.
Điện thoại: 0979.438.438.
Email: info@tmk.vn.
Website: http://tmk.vn.
