Thay vì phải chấm công bằng các phương pháp thủ công mất thời gian, kém chính xác như trước đây. Ngày nay, mọi người sử dụng máy chấm công giúp tối ưu quy trình cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách tính lương từ máy chấm công. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn các bạn cách tính lương từ máy chấm công bằng excel hiệu quả nhất.
Các bước xuất bảng lương từ máy chấm công ra Excel
Sử dụng excel để tính công cho nhân viên là một phương pháp vô cùng quen thuộc, mang lại hiệu quả cao đối với phòng nhân sự.
Mẫu bảng chấm công
Bước 1: Kiểm tra sơ lược thông tin
Đối với cách tính lương từ máy chấm công dùng Excel, các thông tin quan trọng cần kiểm tra lần lượt đó là:
- Mã nhân viên: Phải được sắp xếp liên tục theo dòng, không được để xuất hiện dòng trống nào.
- Về ngày tháng: Cần xác định rõ các ngày trong tháng, thứ trong tuần và phân biệt được các ngày nghỉ lễ, nghỉ bù, nghỉ phép.
- Về thời gian: Giờ vào, giờ ra dùng để đánh giá, xem xét ngày công, do đó nhất định phải có thời gian vào làm và thời gian tan ca.
Đồng thời, để có kết quả nhanh nhất, người sử dụng cũng cần phải nắm rõ các hàm như SUMIFS, IF, COUNTIFS, SUM. Các hàm hỗ trợ tính toán, lọc kết quả nhanh giúp tăng khả năng chính xác đối với những công ty nhiều nhân viên.
Bước 2: Cấu trúc cơ bản của file lương
Phần này tùy vào nhu cầu và cách hiểu của người làm để cấu trúc bảng lương sao cho dễ hiểu và phù hợp nhất. Sau đây, là một ví dụ cụ thể về cách sắp xếp:
- Phần Tháng và Năm: nên đặt bên ngoài để tiện cho việc thay đổi.
- Các ngày trong tháng: Có thể sử dụng hàm Date để đặt
- Các thứ trong tuần: Dùng hàm Choose kết hợp với hàm Weekday để xác định.
- Phần Mã Nhân viên: Nên đặt một mã 1 dòng, dùng để tập hợp theo mã nhân viên cho kết quả chính xác hơn và dễ quản lý hơn.
- Thời gian làm việc: tùy theo yêu cầu của người chấm công, có thể đặt quy ước cho số 1 là giờ vào và số 2 là giờ ra. Ngoài ra, cần lưu ý một vấn đề đó là một ngày sẽ có hai giờ, nên hai cột sẽ được tính cho 1 ngày.
Bước 3: Lọc dữ liệu
Để lọc dữ liệu, ở bảng kết xuất, dùng chức năng Data/Filter để lọc bỏ đi các dòng trống trong các cột Mã nhân viên. Tiếp sau đó, copy dữ liệu cho qua bảng xử lý. Lúc này, người sử dụng sẽ dùng chức năng Paste Special/Value để dán các dữ liệu và sẽ bỏ qua dòng bị ẩn.
Cách lấy dữ liệu chấm công ở bảng kết xuất, thực hiện các thao tác: Copy/Paste Special → Value → Xuất hiện bảng cho bạn xử lý.
Bước 4: Tính giờ làm
Ở bước này, đầu tiên cần tạo thêm 1 vùng, trong đó ứng với mỗi ngày sẽ là một cột. Đồng thời cách xử lý phần thứ, ngày cũng giống với những phần trước. Việc thực hiện các thao tác này với mục đích là tính chính xác số giờ công làm việc từng ngày.
Tùy theo quy ước của mỗi công ty, thông thường giờ công làm việc trong một ngày của nhân sự sẽ bằng Giờ ra trừ cho Giờ vào.
Bước 5: Tổng hợp kết quả chấm công
Thật ra, mỗi một công ty đều có một cách tính, tổng hợp phù hợp với tình hình của công ty mình. Sau đây là minh họa một cách xác định kết quả chấm công:
- Ngày công đủ 8 tiếng, dựa vào kết quả của giờ vào và giờ ra.
- Ngày công không đủ 8 tiếng, có thể do quên chấm công.
Tùy theo công ty quy ước quên chấm công vẫn sẽ được tính là một ngày hoặc nửa ngày.
- Ngày nghỉ sẽ bằng tổng số ngày có công trừ đi số ngày nghỉ tuần, áp dụng cho trường hợp ngày nghỉ tuần là ngày chủ nhật. Còn nếu nghỉ cả thứ bảy và chủ nhật thì sẽ trừ thêm số ngày thứ bảy trong tháng đó.
- Đi muộn: so sánh với giờ vào làm, xem có đủ 8h (cái này cũng tuỳ vào quy ước giờ vào làm của từng đơn vị).
Một số mẹo tối ưu bảng lương
Để tối ưu bảng lương, ta có một số mẹo như sau:
- Có thể lưu kết quả đã xử lý qua một sheet riêng khác bằng cách sử dụng VBA. Khi đó, bảng xử lý cũ có thể dùng cho các tháng sau, tiết kiệm được thời gian tạo bảng mới.
- Để có thể dễ thấy, cũng như bảng gọn hơn hãy dùng VBA để ẩn hoặc hiện các vùng trong bảng: Giờ vào, giờ ra, giờ làm việc,..
Trên đây chính là hướng dẫn cách tính lương từ máy chấm công dành cho những nhân sự thực hiện công tác tính lương tại các doanh nghiệp. Nếu như bạn có bất cứ thắc mắc hoặc là vấn đề gì không rõ, hãy nhanh chóng liên hệ ngay với TMK nhé. Công ty sẽ hỗ trợ, giải đáp toàn bộ cho bạn.
Xem Thêm : TMK Bật Mí Giải Pháp Họp Trực Tuyến Giá Rẻ.
CÔNG TY TNHH MTV TRẦN MINH KHANG (TMK)
Địa chỉ: Số 1, đường Phú Lợi, TP. Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương.
Điện thoại: 0979.438.438.
Email: info@tmk.vn.
Website: http://tmk.vn.
